주주총회 시즌이 다가오고 있다. 그런데 주주총회의 소집절차를 보면 소규모 회사(자본금 10억 미만)의 입장에서는 여간 까다로운 것이 아니다.
주주총회를 개최하기 위해서는, 가장 기본적인 사항들만 정리해보더라도 이사회 결의를 통하여 안건, 주주총회 소집일자, 의결권행사 기준일 및 주주명부 폐쇄기간을 설정해야함은 물론, 주주총회 개최일 2주전까지 소집통지를 해야 한다. 주주총회를 개최하고 난 이후에도 주주총회 의사록을 작성해야 하고, 의사록 작성 후에도 등기할 사항이 있는 경우 공증을 받아 관할 등기소에 등기 신청을 해야 한다.
그런데 주주의 수가 많지 않아 주주들 사이 소통이 원활한 회사에까지 이러한 절차를 무조건적으로 요구하는 것은 기업의 영리성 및 기업조직의 유지를 지원하기 위한 목적에서 제정된 상법의 취지와는 부합하지 않는다.
서면결의 관련 실무상 논란
여기서 문제는 서면결의의 경우에도, 의사록(회의록)을 작성할 의무가 존재하는지 여부이다.
의사록은 주주총회를 개최한 후 주주총회 의사의 경과요령과 그 결과를 기재하기 위하여 작성하는 것이기 때문에(상법 제373조), 주주총회를 개최하지 않고 회의를 한 사실이 없는 서면결의의 경우에도 의사록을 작성해야하는가에 대한 의문이 발생할 수밖에 없기 때문이다.
상법은 서면에 의한 결의에 대하여는 주주총회에 관한 규정을 준용한다고만 정해 추상적으로 규율하고 있기 때문에 서면 결의 이후의 후속 절차에 대해서는 어디까지 주주총회에 관한 규정을 준용할 것인지 해석에 의존할 수밖에 없어, 계속적으로 논란이 되고 있다.
이와 관련해 법무부는 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음하는 경우 의사록이 작성돼야 한다고 해석한 바가 있기는 하나, 법률상으로 명확한 것이 없다. 이에따라 상업등기와 관련해 등기신청서에 주주전원의 동의서와 서면결의서를 첨부하면, 별도의 의사록 없이도 등기사무가 처리되는 경우가 많은 것이 현실이다.
서면결의 의사록 작성과 입법의 필요성
주주총회 의사록은 회사의 중요한 의사결정 사항에 대한 일종의 보고문서 형태의 성격을 갖고, 회사는 위 의사록을 본점과 지점에 비치해야할 의무가 있다. 반대로 주주와 회사채권자는 영업시간 내에 언제든지 회사에 비치된 주주총회의사록에 대해 열람 또는 등사를 청구할 수 있는 권리가 있으며(상법 제396조 2항), 만일 회사가 이러한 의무를 해태한 경우 과태료에 처해질 수도 있다.
즉 의사록은 단순히 내부적 보고문서로서의 성격만을 갖는 것이 아니라, 회사 주주 및 회사채권자에게 회사 운영상황에 대한 중요정보를 제공하는 기능을 보유하고 있다.
따라서 소규모 회사에 대해 주주총회 결의사항을 서면결의로서 갈음할 수 있도록 한 이상, 해당 결의사항에 대한 정보를 주주 및 회사채권자가 언제든지 열람하고 파악할 수 있도록 보장하는 것은 거래 안전 측면에 있어서 중요하다. 따라서 서면결의에 따른 의사의 요령 및 진행경과를 파악할 수 있는 의사록 작성 의무를 법령을 통해 부과할 필요성이 있고, 등기 신청시에도 이를 확인할 수 있는 의사록을 첨부하도록 규정할 필요성이 있다.
최근엔 스타트업과 같이 소규모회사가 많이 등장했고 소규모 회사라 할지라도 주주나 채권자의 구성이 과거에 비하여 점점 복잡 다변화되고 있는 추세다. 기업의 영리성 및 기업조직의 유지를 효율적으로 지원하면서도 거래 안전을 도모할 수 있는 효과적인 방안들이 등장할 수 있기를 기대한다.
* 법무법인 민후 이연구 변호사 작성, 이데일리(2021. 3. 14.) 기고.
